Als organisator van een evenement ben je gebonden aan een aantal verplichtingen, maar kun je ook rekenen op ondersteuning van de stad.
Wat moet?
- Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
- Nachtvergunning
Duurt je evenement langer dan 01 uur ’s nachts, vul dan het formulier ‘nachtvergunning’ in. Hiervoor dient een bedrag van 20 euro per nacht betaald te worden via bijgevoegde gegevens. - Billijke vergoeding via Unisono (vroeger ‘Sabam’)
Gebruik je op je evenement muziek, dan moet je sinds 1 januari 2020 richten tot Unisono voor de aangifte en betaling van de billijke vergoeding. Dit is een verplichte licentie wanneer er opgenomen muziek wordt uitgezonden op een openbare plaats, toegankelijk voor publiek. Meer informatie vind je op www.unisono.be. - Herbruikbare bekers
Sinds 1 januari 2020 is het voor Vlaamse overheden en lokale besturen verboden om plastic of andere wegwerpbekers te gebruiken tijdens evenementen. Ook voor niet-stedelijke evenementen is het vanaf 1 januari verboden om drank te serveren in wegwerpbekers, blikjes en plastic flesjes, tenzij de organisator een systeem voorziet dat minstens 95% gescheiden inzameling garandeert.
Herbruikbare bekers zijn een waardig alternatief en maken van jouw evenement een milieuvriendelijk evenement. Je afvalberg wordt kleiner, er is minder zwerfvuil en een propere eventlocatie.
Limburg.net beschikt over 150.000 bekers die je gratis kan ontlenen. Je betaalt enkel de reinigingskosten en de eventuele transportkosten. Voor het ontlenen van de bekers werkt Limburg.net samen met Festicup. - Wetgeving cateringmateriaal eventorganisatoren 2022
- Uitleenreglement herbruikbare bekers
- Handleiding herbruikbare bekers
- Aanvraagformulier herbruikbare bekers
Stad Bilzen is tevens voorstander van een duurzaam evenement. Zo zijn er ook in Jeugdhuis De Bilding herbruikbare bekers voorzien.
Wat kan?
- Uitleendienst materialen
Bij de Jeugddienst kan je terecht voor het huren van een heleboel sport- en spelmaterialen en een breed gamma aan audiovisueel materiaal. Een overzicht en een online aanvraag vind je hier.
Daarnaast kunnen Bilzerse verenigingen die aangesloten zijn bij één van de Bilzerse adviesraden ook o.a. nadarhekken, verstelbaar of houten podium, enz. huren via de Sportdienst. Alle informatie over de materialen en procedure, vind je hier. - Gebruik evenementenkast en standpijp
- Schuldvordering buurtfeest
Ben je een organiserend buurtcomité, dan kan je – onder bepaalde voorwaarden – in aanmerking komen voor een toelage van 150 euro. Alle voorwaarden waaraan je moet voldoen, vind je terug in het aanvraagformulier . Wens je hierover graag meer info, dan kun je steeds contact opnemen met het Evenementenloket
Vrijwilligersverzekering
Werk je tijdens je evenement met vrijwilligers, dan ben je in een aantal gevallen gebonden aan het naleven en respecteren van de vrijwilligerswetgeving. Meer informatie hierover vind je terug in de vrijwilligerswetgeving.
Publiciteit
- Je kan je evenement of activiteit op verschillende manieren gratis promoten. Je kan kiezen voor:
- tijdelijke publiciteit langs gemeentewegen
- tijdelijke publiciteit langs gewestwegen in Bilzen – Hoeselt – Riemst
- Aanvraag publiciteit gewestwegen
- Plannen Bilzen, Hoeselt en Riemst
- Reglement publiciteit gemeente en gewestwegen
- vermelding in het maandelijks stadmagazine ‘Dertien’. Wil je opgenomen in deze kalender, voeg je evenement dan gratis toe aan de Uitdatabank. Je evenement wordt niet alleen overgenomen in ons stadsmagazine, maar wordt bovendien getoond in onze Evenementenkalender en op www.uitinvlaanderen.be.
- tijdelijke publiciteit langs gemeentewegen
- Doven straatverlichting
Wil je de straatverlichting doven tijdens je evenement, vul dan dit aanvraagformulier in en voeg dit toe aan je evenementenaanvraag. - Kampvuur of open vuur
Wil je tijdens jouw evenement een kampvuur of open vuur maken, vraag dit dan aan via dit aanvraagformulier en voeg dit toe aan je evenementenaanvraag. - Zalenverhuur
Ben je (nog) op zoek naar een geschikte locatie voor je evenement of activiteit, check dan zeker ook de sport-, feest- en parochiezalen die in Bilzen ter beschikking zijn.
Naleving geluidsnormen
In Bilzen is het verplicht om de geluidsnormen te respecteren én het geluid te meten bij evenementen met versterkte muziek.
Lees grondig de vergunning erkenning muziek na en laat deze documenten invullen.
De overeenkomst mag verzonden worden naar evenementen@bilzen.be
