Gemeentefusies kunnen aanleiding geven tot adreswijzigingen. Soms wijzigt enkel de gemeentenaam, soms ook de straatnaam omdat dubbele straatnamen in de nieuwe fusiegemeenten niet toegelaten zijn. In sommige gevallen is ook een hernummering nodig om de adressering volledig conform te maken.
Alle nieuwe adressen kunnen officieel gebruikt worden vanaf 01/01/2025. Vanaf die datum bestaan de nieuwe gefusioneerde gemeenten zoals stad Bilzen-Hoeselt.
Dit alles heeft ook impact op (een deel van) de inwoners/ondernemingen/verenigingen van de betrokken gemeenten Bilzen en Hoeselt. Waar mogelijk probeert de overheid acties te ondernemen en afspraken te maken om de werkelijke impact tot een minimum te herleiden. Via deze mailing trachten we de impact op u als onderneming of vereniging in kaart te brengen. De gegevens zijn opgesteld door Digitaal Vlaanderen, met de input van het Agentschap Binnenlands Bestuur en in samenspraak met verschillende Vlaamse en federale overheidsinstanties.
1 STAATSBLAD / KBO / STATUTENWIJZIGING
Als gevolg van de gemeentelijke fusies wijzigen ook heel wat adressen (gemeentenaam, straatnaam en/of huisnummer) van ondernemingen, vestigingseenheden en verenigingen. Rechtspersonen moeten ten gevolge daarvan in principe een statutenwijziging ondergaan, die ze (in bepaalde gevallen) moeten laten opstellen door een notaris en vervolgens neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De adreswijziging wordt aangepast in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (BS). Normaalgezien is deze publicatie betalend, maar met een attest van de gemeente waarin staat dat het administratief is en dus geen echte verhuis, is de publicatie gratis
zie https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_tsv_pub/page.pl?language=nl&type=p
Om de administratieve lasten en bijhorende kosten voor de betrokken ondernemingen en verenigingen te vermijden, werd reeds in 2019 door alle betrokken Vlaamse en federale overheidsentiteiten (FOD Economie (KBO), Belgisch Staatsblad, FOD Justitie, FOD Binnenlandse Zaken (Rijksregister), Agentschap Binnenlands Bestuur en toenmalig agentschap Informatie Vlaanderen) samen aan een oplossing gewerkt. Het Wetboek van Economisch Recht (FOD Economie) en het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (FOD Justitie), laten toe dat de administratieve adreswijzigingen automatisch kunnen doorgevoerd worden zonder tussenkomst van de ondernemer zelf:
• De adressen van de geregistreerde entiteiten Rechtspersoon, de vestigingseenheden en de bijkantoren zullen automatisch en kosteloos aangepast worden in de KBO, op voorwaarde dat het ingeschreven adres in KBO een adres is dat voorkomt in het officieel adressenregister van Vlaanderen (Gebouwen- en Adressenregister, GRAR), en dat het door de authentieke bron van adressen overgemaakt wordt aan KBO (ingevolge artikel 4 van de wet van 30 juli 2018 houdende diverse bepalingen inzake Economie). De adressen van entiteiten Natuurlijk Persoon worden automatisch aangepast in KBO op het moment dat het Rijksregister de adreswijziging overmaakt aan KBO.
• De beheersdienst van de KBO zal de ambtshalve adresaanpassingen kosteloos publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad wanneer er een publicatieverplichting is. Ook zullen alle nieuwe adressen geconsulteerd kunnen worden op de website van de FOD Economie, via de Public Search toepassing. Op deze manier worden de gegevens tegenstelbaar aan derden. De geregistreerde entiteit waarvan het ingeschreven adres in KBO een adres is dat voorkomt in het officieel adressenregister van Vlaanderen, hoeft dus geen stappen te ondernemen om het adres in de KBO te laten aanpassen, noch om dit te laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Bedrijven en ondernemers kunnen hun gegevens nakijken via My Enterprise of via Public Search. Indien deze niet correct zijn, kunnen ze dit laten corrigeren door de initiator (zie My Enterprise: “Hoe uw gegevens aanpassen?”) of dit melden aan de KBO-helpdesk. Het adres van de vestigingseenheid kan zelf aangepast worden via My Enterprise. Voor meer info of vragen i.v.m. de adresaanpassingen in de KBO kunt u bij de KBO-helpdesk terecht: helpdesk.kbo@economie.fgov.be.
Uit het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen vloeit bovendien voort dat rechtspersonen hun statuten niet direct na de adreswijziging ten gevolge van de fusie van gemeenten moeten aanpassen, maar kunnen wachten met de aanpassing ervan tot de eerstvolgende noodzakelijke wijziging van de statuten (bv. bij een nieuwe zaakvoerder of een nieuwe naam etc.) die gebeurt na de publicatie van de ambtshalve adreswijziging in KBO. Voor meer info kunt u terecht op info@just.fgov.be.
Wanneer de adreswijzigingen niet voorkomen in GRAR (Gebouwen-en Adressenregister) zullen bovenstaande acties niet automatisch kunnen verlopen. KBO kan enkel adressen ambtshalve omzetten die door een authentieke bron van adressen worden overgemaakt (Art. III.42/1. WER). De entiteiten waarvan het adres niet voorkomt in GRAR en dus niet door KBO ambtshalve werd gewijzigd, kunnen dus geen beroep doen op de aangepaste regelgeving en dienen de normale werkwijze bij een adreswijziging te volgen (zie inleiding). Indien een adres niet gewijzigd werd omdat het niet gekend is in GRAR, kan het adres op termijn door KBO ambtshalve doorgehaald worden. Via https://lara.vlaanderen.be/#kaart (Loket voor Authentieke Registratie) kan je controleren of je adres voorkomt in GRAR.
2 ONDERNEMINGSLOKETTEN
De beheersdienst van KBO zal alle adressen in de gefusioneerde gemeenten, die opgenomen zijn in GRAR en waarvoor het adressenregister de adreswijziging naar aanleiding van de fusies overmaakt aan KBO, automatisch wijzigen. Een onderneming moet hiervoor dus niet naar een ondernemingsloket.
3 FOD FINANCIËN / KADASTER
De adreswijzigingen zijn ook verwerkt in het VAT Information Exchange System (VIES). De VIES-tool is een zoekmachine van de Europese Commissie om BTW-informatie op te zoeken in de verschillende nationale BTW databanken.
4 PROVINCIALE BELASTINGDIENST
De databanken m.b.t. Provinciale Bedrijvenbelasting zijn gekoppeld met de KBO. De adreswijzigingen zullen daar dus automatisch in doorgevoerd worden op basis van de gewijzigde adresgegevens in de KBO. Voor de adressen van de plaats van aanslag is het aangewezen om na te kijken of de Aangifte of het Voorstel
van Aangifte het juiste adres bevat. Indien dit niet het geval is, kan je dit aanpassen op het formulier en zo terug opsturen. De adreswijzigingen zullen vervolgens verwerkt worden in de betrokken databanken
5 RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE VERZEKERINGEN DER ZELFSTANDIGEN (RSVZ)
Het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) beheert de sociale zekerheid van de zelfstandigen. Het RSVZ beschikt over een eigen socialeverzekeringsfonds, de Nationale Hulpkas. De databanken van de RSVZ zijn gekoppeld met de KSZ en zullen de adreswijzigingen dus ook automatisch ontvangen.
6 BPOST
Postvolmachten, waarmee men pakketten/post in naam van een bedrijf kan ophalen, dienen niet aangepast te worden. Gezien er op een postvolmacht geen adres staat, blijft deze gewoon geldig. Vraagt de klant toch een nieuwe volmacht aan als gevolg van de adreswijziging, dan zal Bpost de gewijzigde gegevens nakijken in de KBO, gegevens die een firma online kan wijzigen en/of bij het Belgisch Staatsblad. Bpost past dan de adresgegevens aan waar nodig.
7 ADMINISTRATIE
7.1 Facturen
Een van de verplichte vermeldingen op facturen zijn de naam en het adres van de uitreiker. Het is aangewezen om op het ogenblik van het uitsturen van facturen steeds het correcte adres te gebruiken en het nieuwe adres pas te vermelden op facturen vanaf de datum van samenvoeging (1/1/2025 - zie artikel 78 van het Wetboek van Vennootschappen). Het ontbreken van de juiste gegevens wordt gesanctioneerd door aansprakelijkheid (art. 80 W. Venn.).
7.2 Contracten
Reeds afgesloten contracten dienen niet aangepast te worden omwille van de wijziging van de gemeentenaam, straatnaam of nummer. Dit zijn immers geen essentiële elementen van een overeenkomst. Het is uiteraard wel nuttig de klanten/leveranciers tijdig te informeren over de adreswijziging.
7.3 Overige
Je eigen adres dient aangepast te worden op een aantal plaatsen. Denk daarbij aan :
- Papierwaren, drukwerk, hoofding facturen, website, visitekaartjes, sociale media
- Belettering voertuigen, ramen
- Banners, spandoeken, reclamepanelen
- Promotiemateriaal
- Huisnummer aan woning / gebouw / brievenbus
Voor vragen, kunt u steeds terecht op de dienst lokale economie.
